Praxisleitfaden für Großhändler

Lieferantenpreislisten vergleichen: Preis- und Margenrisiken sicher erkennen

Eine neue Preisliste ist erst dann importbereit, wenn Artikel eindeutig zugeordnet, Preise auf eine vergleichbare Einheit gebracht und auffällige Änderungen geprüft wurden. Dieser Ablauf reduziert Fehlimporte und zeigt, wo eine Entscheidung nötig ist.

Aktualisiert am 11. September 2026 · Lesezeit etwa 6 Minuten
01 · Ausgangsdaten

Beide Listen vergleichbar machen

Der Vergleich beginnt nicht beim Preis, sondern bei der Datenstruktur. Benötigt werden möglichst dieselben Merkmale aus dem eigenen Artikelstamm und der neuen Lieferantenpreisliste.

  • eigene Artikelnummer und Lieferanten-SKU
  • EAN, Hersteller oder Marke, sofern vorhanden
  • Artikelbezeichnung und Variante
  • Packungsgröße, Mengeneinheit und Inhalt
  • alter und neuer Einkaufspreis sowie aktueller Verkaufspreis
Wichtig: Preise dürfen erst verglichen werden, wenn Währung, Einheit und Gebinde übereinstimmen. Ein Kartonpreis kann sonst wie eine Preiserhöhung wirken, obwohl sich lediglich die Verpackungseinheit geändert hat.
02 · Zuordnung

Artikel stufenweise zusammenführen

Eine zuverlässige Zuordnung verwendet mehrere Merkmale. Exakte Kennungen haben Vorrang; unscharfe Texttreffer bleiben sichtbar und dürfen nicht automatisch übernommen werden.

  1. Exakte Übereinstimmung über Lieferanten-SKU oder EAN prüfen.
  2. Schreibweisen, Sonderzeichen und Einheiten vereinheitlichen.
  3. Bezeichnung, Hersteller und Packungsgröße gemeinsam bewerten.
  4. Mehrdeutige Treffer als manuellen Prüffall ausgeben.
  5. Nicht gefundene Positionen als neue oder entfallene Artikel kennzeichnen.
Sicherheitsregel: Ein unsicheres Match ist kein Fehler, solange es als unsicher markiert wird. Gefährlich wird es erst, wenn eine Vermutung stillschweigend in die Importdatei gelangt.
03 · Berechnung

Preisänderung und Marge getrennt betrachten

Eine prozentuale Einkaufspreisänderung zeigt die Bewegung zum alten Preis. Erst der Vergleich mit dem Verkaufspreis macht sichtbar, ob daraus ein Margenrisiko entsteht.

Preisänderung in % = (EK neu ÷ EK alt − 1) × 100
Marge in % = (VK − EK) ÷ VK × 100

Zusätzlich sollte der Preis je Stück, Liter oder Kilogramm berechnet werden. So fällt auf, wenn der Listenpreis fast gleich bleibt, der Lieferant aber weniger Inhalt pro Gebinde liefert.

04 · Prüffälle

Nur die relevanten Abweichungen anzeigen

Der Nutzen entsteht durch eine kurze Entscheidungsliste. Besonders wichtig sind:

  • starke Einkaufspreiserhöhungen oder ungewöhnliche Preissenkungen
  • Margen unterhalb des gewünschten Grenzwerts
  • geänderte Packungsgrößen, Mengen oder Einheiten
  • Dubletten und mehrere mögliche Artikelzuordnungen
  • neue, entfallene oder nicht gefundene Artikel

Unveränderte, eindeutig zugeordnete Positionen können in der Übersicht zurücktreten. Entscheidend ist, dass Änderungen und Unsicherheiten nachvollziehbar bleiben.

05 · Freigabe

Erst prüfen, dann importieren

Die fertige Importdatei sollte ausschließlich freigegebene, eindeutig zugeordnete Positionen enthalten. Unsichere Treffer, Dubletten und neue Artikel gehören in eine separate Prüfliste.

  • Änderungsreport und Importdatei getrennt bereitstellen
  • alte und neue Werte für jede Änderung dokumentieren
  • Freigabestatus pro Position festhalten
  • vor dem ERP-Import eine Sicherung oder Testübernahme vorsehen